控制项目范围是指监控项目状态,发现可交付成果是否满足文档化的需求,以及管理对项目范围基线的变更的项目管理活动。

你需要什么来控制范围?

首先要看的是项目管理计划,特别是范围基线,它是“预期范围”,与之相比较的是项目的实施范围,并计算差异。如果有偏差,项目经理需要通过变更控制委员会提出变更请求来计划纠正或预防措施。

我们从项目管理计划中使用的其他信息是需求管理计划、范围管理计划、变更管理计划和配置管理计划。这些文档分别告诉我们如何管理需求和范围的变更,管理基线化文档的任何变更,以及更新可配置项的过程。控制范围过程也会出现意外,你可能会发现其他的变化,比如需求的变化,从而影响到其他的附属计划。

“可配置项”是什么意思?

简而言之,可配置项是版本化的文档(或项目工件,如设计、美术、电子表格和源代码)。这意味着对它们的任何更改都是由团队中授权的人员进行的,并与所需的团队成员和/或其他涉众进行协商,并使用变更控制过程。

这些文档保存在一个访问控制的环境中,使用允许多人对同一文档进行更改而不覆盖彼此修改的系统。配置管理计划定义了这些项以及控制这些工件变更的过程。当对可配置项进行了批准的更改时,将对其进行版本控制并重新基线化。

我们可能需要返回并参考需求文档和需求追溯矩阵——为了验证交付是否确实满足文档化的需求或者存在任何偏差。

接下来,我们将需要知道我们如何执行项目,这是与性能相关的数据。例如有多少可交付成果已经开始,它们处于开发的哪个阶段,收到了多少变更请求,以及哪些可交付成果已经完成。

最后,组织为控制范围而设置的策略、过程、模板和指导方针,以及任何已经可用的模板,将帮助我们更好地控制范围。

你如何控制范围?

通过比较项目当前的范围状态与基线化的范围信息,并发现差异。如果发现了变异,应采取纠正或预防措施。任何变更都需要项目经理(或任何干系人)决定是否需要采取预防或纠正措施,并提出变更请求。当变更请求被变更控制委员会批准时,通过对日程进行必要的变更并重新创建范围和日程基线来执行它。

对范围的更改可能会由于不同的原因发生——范围蔓延、镀金或客户请求。有些变更非常小,以至于项目经理(或项目管理团队)发现实施这些变更对任何项目约束都没有影响。在这种情况下,变更控制过程是不必要的。

第一个是更改请求。你或客户可能会发现许多不正确的东西,这样的“投诉”被记录下来并通过变更控制委员会。它们用于实施纠正或预防措施,以及管理范围差异。由于客户特别要求的范围变更,也可能会提出变更请求.

附属管理计划,如项目管理活动本身的范围管理计划,提供了关于我们早先计划如何完成的反馈。因此,你可以使用这些信息更新项目管理计划。

在这个过程中,随着范围基线的更新,我们可能会更新成本基线、进度基线以及性能度量基线。

如果变更的影响是巨大的,那么我们甚至可能最终更新项目文档,如需求文档和需求追溯矩阵。

如何实现范围变更?

团队中的某个人或任何涉众发现需要更改范围,并提交更改请求。然后,通过执行集成的变更控制流程,将此变更请求提交给变更控制委员会。项目经理可能同时评估变更对项目目标的影响,从而帮助在变更控制会议中做出决定。

如果变更获得批准,则详细评估对项目约束(如进度、范围和成本)的影响。这就是方差分析发挥作用的地方。然后根据方差分析的结果规划新的工作。

范围基线被更新以创建新的基线,并分发给团队。所有进一步的开发工作都将参考这个新的基线。当创建一个新的基线时,以前的基线就过时了。最后根据修改的时间表进行更改以实施。

如何有效控制项目范围

为执行变更控制,必须建立有效的范围变更流程。现代项目管理软件8Manage PM可以帮你作出有效的决策,以及衡量是否每个变更都有意义和可负担。

你和团队可通过8Manage PM的变更管理模块来处理事务、问题、缺陷报告、改进需求等沟通。在系统中,变更请求可以按照严重性进行区分,可以排入不同的优先级别队列,以便控制访问权限,也可重新分配优先级或转移变更请求。

控制范围的重要性在于,它应记录变更并通知利益相关者。8Manage 提供变更请求功能快捷有效地记录和管理项目变更,自动实时追踪和记录所有提交者和评审者的行为。变更请求可应用于记录项目 WBS 的更改,变更的影响信息和变更请求永久关联,这样可帮助项目人员作出更加有效和准确的决策与衡量。

项目范围管理并不难实施,但是这确实需要努力和时间,而项目管理软件是值得的投资。借助其流程化的范围管理将避免项目可能因膨胀范围和不合要求的清单而面临的挑战,以最小的风险交付项目。

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