如何在项目管理中定义可交付成果?

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当你第一次计划项目,通常从列出希望完成的事情开始。项目管理可交付成果是你为实现项目目标而创造的。它们是实际的(有形或无形的)物品,由这个项目产生,目的是实现你的目标,如网站的线框图或概念演示。

项目可交付成果需要满足以下条件: ▪ 帮助实现目标 ▪ 得到相关人员的同意 ▪ 通过有意义的工作来实现 ▪ 在范围之内,并从一开始概述

如果没有明确的目标,你的团队就会在原地打转,什么时候到达终点也不清楚。事实上,项目目标的变更是项目失败最常见的原因之一。定义明确的项目能确保你的客户确切地知道要期待什么,并且让所有人达成共识。

可交付成果与里程碑和目标

在讨论项目管理中的关键可交付成果之前,我们先讨论一下这些成果与里程碑和目标有何不同,以及它们如何帮助你实现目标。

你应该最先定义项目目标,这也是最容易定义的。你的项目目标是什么,它们如何与你的业务目标保持一致?项目可交付成果是为了实现目标而创建的东西,里程碑则是沿途的检查点,是一种衡量你是否处于正轨并达到目标的方法。里程碑跟踪各阶段哪些可交付成果已经完成,然后再进入下一个阶段。换句话说,里程碑使你在项目中向前推进,而可交付成果是你创建的有形成果。这两种方法都能帮助你实现目标。

内部交付与外部交付

有些可交付成果只适用于你的内部团队,但非常重要。

内部可交付成果被定义为不影响消费者或客户的任务。外部可交付成果可定义为为满足消费者或客户的需求所做的工作。这些内部可交付成果巩固在整个过程中创建的内容,帮助团队保持一致。请考虑范围文档、附有内部签到或工作分解结构的时间线,这些主要是为你而不是为外部利害关系人准备的。你可能不会把这些交给客户,但它们是定义和完成项目的关键。另外,外部可交付成果是你会打包并在流程的不同阶段移交给客户的内容。例如,设计文件、概念陈述和手写稿。

在项目管理中定义关键的可交付成果

既然你已经知道了项目里程碑的意义,那么理解项目管理可交付成果的一些功能也同样重要。在确定可交付成果时需要考虑什么呢?以下是步骤:

1、创建可交付成果

第一步是创建可交付成果。为了做到这一点,你要考虑以下问题: ▪ 你想达到什么目标? ▪ 你如何实现这一点? ▪ 你需要采取哪些步骤?

上述问题有助于你创建一份关键可交付成果的列表。你需要将目标分成几个步骤。另外,看看这些步骤,确保它们在合理的时间框架内完成。

2、定义内部或外部受众

下一步是定义你的交付对象,如上所述。

可交付成果可以分为内部可交付成果和外部可交付成果,所以在这一点上,你要为每个任务指定受众。

3、添加需求

所有可交付成果应包括两个部分:具体可交付成果和验收标准。验收标准是可交付成果必须满足的需求列表,以便被认为是完整的。当可交付成果受到审查,在进入下一轮或交给客户之前,你要对照这个标准或需求清单进行检查。

4、定义项目和过程

在每个可交付成果下分解出子任务。例如,在员工培训计划中,你可能有如下子任务:

▪ 将现有的培训材料导入新系统 ▪ 培训员工如何使用新系统” ▪ 收集关于培训计划如何进行的反馈”

5、达到预期

可交付成果应该满足内部或外部的期望。例如,如果你正在推出供客户下载的新产品视频,你会希望满足外部期望,在本例中是客户的期望。

6、衡量可交付成果的成败

最后一步是在可交付成果成为计划的一部分之前检查它们是否成功。像焦点小组或A/B测试等方法对于外部用户来说很有帮助。或者在公司内部举行圆桌讨论,或对员工进行调查,讨论你提议的可交付成果。

管理整个项目流程

现在,你已经了解了什么是项目可交付成果,以及它们如何与里程碑一起工作,是时候开始创建你的项目了。

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